구글 지메일로 이메일자동응답 하여 업무시간 줄이기

회사이메일을 구글 지메일로 만들어 연동하려면 구글 G Suite 라는 것을 이용해야 합니다. 한달에 $5 정도면 Basic 으로 해서 회사이메일을 만들수가 있습니다.

예를들어 회사 도메인이 000.com 이라고 한다면 구글 G Suite 를 이용하여 email@000.com 이라는 회사이메일 계정을 만들수가 있는 것입니다.

구글 G Suite에 대한 내용은 아래 글을 참고해 주시면 됩니다.

구글 G Suite(지스위트)에 대한 전반적 소개. 우리도 도입해 볼까?

이렇게 구글 지메일 기반의 회사이메일을 사용하실 때 반복되는 이메일 회신을 해야 하는 경우가 있습니다.

예를 들면 고객의 제안사항이나 자주 묻는 질문의 경우 같은 내용을 반복적으로 대답해 줘야 하는 경우가 생기는 데요...

이때, 이메일자동응답 기능을 활용하여 메일에 대한 응답을 할 수 있습니다. 

바로 지메일의 '미리 준비된 답변' 기능입니다.

여기에서는 미리 준비된 답변을 통해 미리 작성해 놓은 이메일을 자동으로 발송하는 것 까지 설명해 드리겠지만, 되도록이면 처음에는 자동으로 답변을 보내지 말고 한번 확인 한 후에 수동으로 보내길 추천합니다.(반 자동 이겠네요)

왜냐하면, 초반에는 다양한 케이스의 이메일이 올 것인데...

여기에 대한 충분한 데이터가 없는 상황에서 무조건 이메일자동응답을 하기 보다는 수신받은 내용을 보면서 조금씩 조금씩 내용을 고쳐 보고... 이쯤이면 문장이 완성 되겠다... 싶을 때 이메일자동응답 기능을 활용하시는게 좋습니다.

지메일 설정으로 이동하기

우측 상단에 있는 톱니바퀴 모양을 누르신 후 '설정'으로 이동합니다.

미리 준비된 답변 설정하기

지메일 설정에서 '고급' 탭으로 이동하여 상단의 '미리 준비된 답변(템플릿)'에 사용으로 체크 합니다.

미리 준비된 답변 작성하기

편지쓰기를 눌러 나오는 창에서 제목은 빼고 내용을 미리 작성해 놓습니다.

예를 들면 '~ 서비스가 잘 되지 않습니다.' 라는 이메일에 대한 답변으로

'정보를 주셔서 감사하고, 확인 후에 재빨리 조치하고 답변해 주겠다... 이런식으로 이메일 답장을 쓴다고 가정하면...

제목은 빼고, 내용에만 그런 일반적인 자주 일어나는 사항에 대해 글을 작성해서 집어 넣습니다.

그 후 우측 하단의 '더보기'를 눌러 보시면 '미리 준비된 답변(CR)'이라고 나올 것이고... 이 내용을 '새로 미리 준비된 답변'으로 저장합니다.

그러면, 미리 준비된 답변의 제목을 설정할 수 있습니다.

이런식으로 다양한 케이스의 답변들을 미리 만들어 놓고, 별도로 저장해 놓으시면 됩니다.

※ 주의사항 ※

앞서도 말씀드렸지만, 초반에는 미리 준비된 답변을 자동으로 발송하시는건 좋지 않은 방법입니다.

자칫 발송내용에 맞지 않은 문구들이 자동응답으로 답장되게 되면 고객들 입장에서는 성의없는 답변이라 생각하고 그 회사에 대한 신뢰도가 떨어질 수 있기 때문입니다.

그래서, 초반에는 문구를 수정하며 다듬으며 보내주면서 '미리 준비된 답변'의 내용을 덮어써 수정해 주는 것이 좋습니다. 

이메일 자동응답 설정하기

이메일자동응답을 하게 하시려면 '필터 및 차단된 주소' 탭으로 이동합니다.

이곳에서 '새 필터 만들기'를 클릭합니다.

필터조건을 만드는 곳입니다. 받는 사람은 내 대표 이메일이나 CS 전용 이메일로 입력해 주시고, 제목은 자신이 수신하고자 하는 카테고리의 제목 중 키워드를 넣으시면 됩니다.

예를 들어 쇼핑몰 고객센터의 경우 1:1 문의 같은거 할때 보면 '배송, 반품/교환, 취소/환불, 주문/결제' 등 기본 카테고리를 지정한 다음 내용을 작성하고 보내게 되지요?

이때 제목에 위의 키워드를 집어 넣으시면 되는 것입니다.

기타 옵션들은 자신이 이메일 수신을 하면서 수집된 정보를 바탕으로 필터를 추가하시면 되겠습니다.

다 작성을 하고 나면 '필터 만들기'를 선택합니다.

이메일 자동응답 필터 만들기

이메일 자동응답 필터 만들기 화면입니다. 여기서도 자신이 원하는 조건에 맞게 지정하시면 됩니다.

뭘 해야 할지 모르시겠으면, 일단 위의 화면에 보이는 정도만 하시면 됩니다. 나중에 수정하시면 되니까요.

여기서 중간쯤 '미리 준비된 답변 보내기'에서 내가 작성한 이메일 자동응답 답변 중 하나를 선택합니다.

이후 '필터 만들기'를 누르면 세팅이 완료됩니다.

이메일 자동응답 테스트 해보기

항상 마무리 하면 테스트 해 보는 과정을 거치셔야 합니다.

내 개인 이메일로 직접 이메일을 보내 보고, 수신되는 것을 직접 확인해 봅니다.

저는 '제안' 이라는 키워드 필터링을 했고 이에 대한 답변도 바로 들어오는 것을 확인했습니다.

이런식으로 다양한 케이스에 따라 이메일 자동응답 답변을 미리 준비해 보시고 적용해 보시기 바랍니다.

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