문서는 계속 쌓여가는데 그때 그때 정리를 해 놓지 않았더니 버전 관리가 제대로 되지 않아 필요한 문서를 찾기가 힘들다.
또한, 다른 팀원들의 자료를 취합하여 정리하는데 불필요한 단순반복 작업이 너무 많이 생긴다.
효율적으로 문서를 관리할 수 있는 툴이 없을까?
이런 문제를 해결해 줄 강력한 도구가 바로 구글 드라이브(Google Drive)입니다.
다양한 클라우드 서비스가 보편화 되긴 하였지만, 이 중에 가장 효과적으로 또한 효율적으로 관리 가능한 것이 바로 구글 드라이브(Google Drive)입니다.
직업 특성상 혼자 일하기 보다는 팀원들과 같이 일하는 직업이기도 하고 공동작업을 많이 해야 하는 업무이다 보니 왠만한 클라우드 서비스는 다 이용해 본 경험이 있습니다.
이렇게 저렇게 사용하다 보니 가장 좋은 도구가 바로 구글 드라이브더군요.
구글 드라이브의 가장 강력한 기능은 다름 아닌 Google Docs 의 활용이 아닌가 싶습니다.
오픈 오피스인 Word, Excel, Powerpoint는 물론이고 그외 다양한 플러그인을 통해 특히 문서 관리에서 강력한 기능을 활용할 수 있습니다.
그럼 문서 관리에서 구글 드라이브를 사용해야 하는 5가지 이유를 알아 보겠습니다.
1. 문서들을 제한없이 저장할 수 있다.
구글 드라이브의 무료 제공 용량은 지메일과 구글 드라이브 포함 15G 까지 제공 됩니다.
용량이 적다고 생각할 수 있지만, 구글 드라이브에서 직접 생성된 문서는 이 용량에서 제외가 됩니다.
또한 기존의 오피스 파일이라도 구글 드라이브에 업로드시 Google Docs의 형식으로 변환하여 업로드 하면 용량을 save 할 수 있습니다.
2. 인터넷만 있으면 어떤 기기와도 연결하여 작업할 수 있다.
컴퓨터가 없어도 스마트폰 혹은 테블릿만 있어도 문서를 읽고, 작성하고, 공유하고 하는 모든 협업이 가능합니다.
이는 구글 뿐만 아니라 Microsoft Office 에서도 제공하지만, (장단점이 있지만)제가 사용해 보니 구글 드라이브가 가장 편리합니다.
무엇보다 속도가 빠르고, 공유 기능에서는 탁월한 기능을 보유하고 있습니다.
구글 드라이브를 시행시 되도록 Chrome 브라우저를 사용할 것을 강력히 추천합니다.
3. 구글 드라이브를 내 컴퓨터의 드라이브 처럼 사용할 수 있다.
구글 드라이브의 PC용 프로그램을 컴퓨터에 설치하면 내 컴퓨터상의 드라이브 처럼 사용할 수 있습니다.
내 컴퓨터 드라이브 용량을 잡아 먹는다는 단점이 있긴 하지만, 이를 통해 모든 자료를 자동으로 동기화 할 수 있다는 큰 장점이 있습니다.
문서 위주의 작업을 하시는 분들은 무료용량이라도 큰 무리 없이 활용이 가능할 것입니다.
4. 버전관리 및 협업에 최적화 되어 있다.
물리적으로 다른 공간에 있더라도 문서의 내용을 각자의 디바이스에서 실시간으로 보면서 논의하고, 수정할 수 있어 협업이 필요한 상황에서는 엄청난 기능적 활용이 가능합니다.
저는 원고 검수 및 교정 작업을 할 때 주로 활용하는데 상황에 맞는 적절한 활용만 할 줄 안다면 이렇게 좋은 툴이 없습니다.
또한, 협업 중 누군가의 실수로 인해 문서에 문제가 생기게 되더라도 간단히 이전 버전으로 복구할 수 있습니다.
5. 개인의 사용목적에 맞게 적절히 구상하여 사용 가능하다.
Google Docs 를 활용해 문서 작성 관련 활용은 물론 설문조사 등도 Google 설문지를 통해 간단히 설문을 작성하고 공유할 수 있습니다.
Google 드로잉을 통해 간단한 다이아그램 등을 만들어 삽일 할 수 있으며, 그 외에도 일상적 문서 업무에 필요한 기본적인 것들을 제공합니다.
이미지와 동영상의 경우 용량을 많이 잡아 잡수는 요소인데, 이는 구글 포토에 업로드 하면 일정조건에서 용량에 추가 되지 않고 제외가 됩니다.
그래픽 작업을 해야 하는 정도의 큰 이미지가 아니라면 괜찮습니다.
이미지는 1,600만 화소 이하의 이미지, 동영상은 1080p 이하의 동영상을 구글 드라이브 용량에 상관없이 무제한으로 업로드 할 수 있습니다.
해당 분야 전문가가 아니라면 이 이상의 자료를 지속적으로 보관할 필요가 없을 것입니다.
무엇이든 그렇지만 구글 드라이브도 내 입맛에 딱 맞지는 않고 개인적으로 느끼는 단점이 있습니다.
하지만, 이를 사용하면서 장단점을 잘 파악하고 그에 맞는 보완점을 찾는다면 이만큼 훌륭한 도구도 없을 것입니다.
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