효과적 PPT 작업을 위한 파워포인트 옵션 필수 세팅하는 법

파워포인트 작업에 있어 사전에 옵션 세팅을 해 두면, 작업 중 일어날 수 있는 불편함을 어느정도 해소할 수 있습니다.

작업중에 작업한 파일이 날아간다거나... 잘못된 작업을 되돌린다거나... 자동으로 고쳐지는 옵션으로 인한 불편함 등을 해소할 수 있는 파워포인트 옵션 필수 세팅에 대해 알아 보겠습니다.

파워포인트 옵션은 정말 여러가지가 있지만... 여기에서는 효과적 ppt 작업을 위한 필수옵션만 다루도록 하겠습니다.

옵션으로 진입하는 방법은 ppt 상단의 메뉴에서 '파일 > 옵션'을 선택합니다.

먼저 파워포인트 '저장' 옵션의 기본 세팅

기본적으로 파워포인트의 자동저장 옵션은 10분으로 설정이 되어 있습니다.

이는, 파워포인트 작업 중 중간에 사용자가 저장을 하지 않아도, 10분이 지나면 ppt가 자동저장 되는 옵션입니다.

이때 10분은 조금 긴 시간이므로, 대략 5분 정도로 맞춰 놓는걸 추천합니다. 시간을 줄여도 상관은 없지만, 너무 짧은 시간으로 하면 작업 중에 자동저장하는데 있어 딜레이가 자주 발생하기 때문에 5분 정도면 충분합니다.

이 부분은 손대지 않아도 되지만, 보통 10분은 작업 하다가 날아 갔을 때 좀 짜증나는 일이 이미 많이 발생한 순간일 것입니다.

추가로 하단의 '파일 글꼴 포함'에 체크를 해 주셔야 합니다.

이 부분은 이전 포스팅에서도 다룬 적이 있습니다.

[Smart Office/Microsoft] - ppt 폰트 적용하고 저장하는 손쉬운 방법

파일의 글꼴 포함은... 말 그대로... 내가 ppt를 만들 때 어떤 특정한 글꼴을 적용하여 만든 경우 이를 포함하여 저장하는 것을 말합니다.

보통 파워포인트는 외부에서 PT(프리젠테이션)를 하기 위해 제작하는 경우가 많은데... 그쪽 컴퓨터에 내가 사용한 글꼴이 깔려 있지 않다면 폰트가 깨져서 디자인 자체가 망가지는 경우가 발생합니다.

이를 해결하기 위함이며, '파일의 글꼴 포함'을 선택하면 내가 외부의 다른 PC에서 프리젠테이션을 위해 USB에 저장해 둔 파일을 열었을 때 글꼴이 깨지지 않고 그대로 보여지게 됩니다.

이런 경우 '읽기전용'으로 열리게 됩니다. 읽기전용이라고 떴다고 해서 당황하지 말고 그냥 열면 되겠습니다.

'파일의 글꼴 포함'에는 2가지 옵션이 있는데... 첫번째 것은 위에 설명 드린데로 읽기전용으로 열리는 것이며, 수정을 할 수가 없습니다. 파일 용량은 줄어 듭니다.

그 밑에 있는 '모든 문자 포함'을 선택하시면...  글꼴이 깔려 있지 않던 외부 PC에서도 수정이 가능하게 됩니다. 단, 용량이 늘어 납니다.

사전에 준비를 해가고.... 대부분의 경우 만의 하나 사태를 대비하여 자신의 디바이스를 가지고 다니실 텐데... 혹시 수정할 일이 있으면 거기서 수정하고, 최종본은 위의 옵션대로 '프리젠테이션에서 사용되는 문자만 포함'을 선택하여 저장하시는 것이 좋습니다.

외부에서 내 ppt 불러오느라 시간이 지체된다면 그만큼 등에 땀나는 일도 없지요.

실행 취소 최대 횟수 조정

파워포인트 옵션에서 '고급 > 실행 취소 최대 횟수'를 조정하여 줍니다.

이 부분은 Default로 20회로 지정이 되어 있을 것입니다.

이건, 내가 무언가 작업을 하다가 잘못되어 뒤로 돌리고 싶을 때... 'Ctrl+Z'를 통해 한단계씩 뒤로 돌아가는 기능인데... 기본 설정대로 하면 총 20번만 뒤로 돌아갈 수 있다는 뜻입니다.

이 실행 취소 최대 횟수는 최대 150회까지 가능합니다. 내가 잘못한 작업을 뒤로 150 단계까지 되돌릴 수 있다는 것이지요.

이정도로 설정할 것 까지는 없으나... 이 실행 취소 최대 횟수를 높인다고 해서 기능상 문제 될 것은 없으니 최대 횟수인 150회로 해 두시는 것이 좋을 것 같습니다.

자동고침 옵션 

간혹 파워포인트 작업을 하다 보면 어떤 특정 단어에서 분명히 한글로 썼는데 영어로 고쳐진다거나 영어로 썼는데 한글로 자동고침이 되는 경우를 만난적이 있으실 겁니다.

이게 바로 '한/영 자동 고침' 때문인데요... 이 체크박스를 해제 합니다.

그러면... 방금 말씀 드린 경우에서 벗어날 수 있습니다.

저 같은 경우는 옵션에서 '문장의 첫 글자를 대문자로' 라는 옵션도 체크 해제를 했습니다.

전문 문서 작업이 많은 경우 그 분야 특유의 표기법으로 인해 일반적인 문장처럼 첫글자를 대문자로 사용하지 않는 경우가 많기 때문에 이를 체크 해제 하면 불필요하게 자동고침 옵션을 일일이 체크 해제 해 가면서 작업하지 않아도 되어 유용합니다.

이는 파워포인트에서 가장 기본적인 옵션만 설명드린 것이며, 이정도만 해도 당장 업무를 수행하는데 있어 발생될 흔한 문제들은 해결할 수 있을 것으로 보입니다.

[Smart Office/Microsoft] - 파워포인트(PowerPoint)로 손쉽게 이미지 배경제거 하는 2가지 방법